Die Max Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland sucht für ihre Geschäftsstelle in Bonn zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz (m/w/d) für den Präsidenten und die Geschäftsführung sowie für die Unterstützung unseres Referats „Qualitätssicherung, Öffentlichkeitsarbeit und Förderung“
Die Max Weber Stiftung unterhält elf Forschungsinstitute und mehrere Außenstellen bzw. Projektbüros im Ausland. Weltweit werden rund 350 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt.
Im Mittelpunkt der ausgeschriebenen Stelle stehen:
- Assistenz des Präsidenten und der GF (u.a. Terminmanagement, Sitzungsvorbereitung),
- Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen,
- unterschriftsreife Vorbereitung der Korrespondenz nach Vorgaben,
- selbstständige Korrespondenz u.a. mit den Sekretariaten der MWS-Institute,
- Layout und Formatierung sowie orthografische Prüfung von Texten und Berichten,
- Pflege der Adressdatenbank und entsprechende Aktualisierung der Homepage,
- Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit und des Veranstaltungsmanagements.
Wünschenswert ist eine mit guten bis sehr guten Ergebnissen abgeschlossene einschlägige Ausbildung. Darüber hinaus erwarten wir:
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch Niveau C2, Englisch mindestens Niveau B2),
- Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften / Leitungspositionen,
- sehr gute mündliche und schriftliche, stilsichere Kommunikationsfähigkeit,
- Ausgeprägte Teamfähigkeit, soziale und interkulturelle Kompetenz,
- Belastbarkeit, Flexibilität und hohe Lernbereitschaft,
- sehr gutes Organisationsvermögen,
- ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Problemlösungskompetenz,
- sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in der Nutzung digitaler Medien,
- sicherer Umgang mit MS Office.
Ein gutes Verständnis bzw. Kenntnisse von Abläufen in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Universitätsumfeld sind wünschenswert. Kenntnisse in Typo3 und Adressdatenbanken (z.B. COBRA) sind von Vorteil.
Wir bieten Ihnen eine spannende Aufgabe in einem internationalen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund), abhängig von der Qualifikation bis zu Entgeltgruppe 9a. Es besteht die Möglichkeit eines bezuschussten Jobtickets. Wir legen großen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die Position ist unbefristet und entsprechend der Aufgabenteilung (Assistenz bzw. Referatsunterstützung) teilzeitgeeignet. Bewerberinnen und Bewerber mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Ihre Bewerbung richten Sie bitte bis zum 9. März 2022 in einer pdf-Datei an den Geschäftsführer der MWS, Kennwort: Assistenz, bewerbung(at)maxweberstiftung.de.
Die Auswahlgespräche sind für den 22. März 2022 vorgesehen. Bei Verhinderung weisen Sie bitte schon in der Bewerbung darauf hin.
