Die Max Weber Stiftung (MWS) zählt zu den maßgeblichen Trägern deutscher geisteswissenschaftlicher Forschung im Ausland. Sie unterhält weltweit elf wissenschaftlich autonome Institute, die eine Brückenfunktion zwischen den Gastländern und Deutschland einnehmen und eine wichtige Rolle in der internationalen Wissenschaftslandschaft spielen. Als multipolares Netzwerk treiben die Institute die Internationalisierung der Wissenschaft gemeinsam voran.
Für das örtliche Liegenschaftsmanagement des Deutschen Historischen Institutes in Rom suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt:
eine Assistentin/einen Assistenten (m/w/d) in Vollzeit (40 Stunden/Woche).
Die Position ist zunächst befristet auf 3 Jahre. Die Vergütung erfolgt auf Grundlage des Schemas der Deutschen Botschaft Rom nach Gruppe B2 und beträgt derzeit ca. 2360,- € brutto pro Monat.
Aufgabenschwerpunkte:
- Führung der Adressdatenbank externer Dienstleister, Erstellen von Auswertungen, Präsentationen, Recherchen und Entscheidungsvorlagen für die Bereichsleitung Liegenschaftsmanagement u.a.;
- Mitwirkung bei liegenschaftsbezogenen Vergabeverfahren der Verwaltung Schriftverkehr und elektronische Kommunikation mit externen Dienstleistern des Liegenschaftsmanagements;
- Rechnungsprüfung bei Prüf-, Wartungs- und Reparaturaufträgen;
- Terminplanung und -kontrolle der wiederkehrenden Prüfungs- und Wartungstermine; Führung des Wartungskalenders;
- Koordination der externen Dienstleister für Prüfungen und Wartungen;
- Koordination der externen Dienstleister für Reparaturen;
- Störungsmanagement;
- Kostenplanung und -kontrolle inkl. Aufstellung der jährlichen Bauunterhaltslisten und Vorbereitung der Meldung des Budgetbedarfs an den Haushalt, Kontrolle des Budgetverbrauchs während des laufenden Haushaltsjahres.
Anforderungen:
• abgeschlossene technische, kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung;
• sehr gute deutsche und italienische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift;
• sehr gute digitale Kompetenzen, insbesondere mit den Microsoft-Programmen zur Büroorganisation (Word, Excel, Power Point).
Von Vorteil sind:
• Fähigkeiten bei der Anwendung von Terminplanungsprogrammen (wie Project) sowie von Finanzmanagementprogrammen (wie MACH oder SAP);
• ausgeprägte kommunikative, strukturierende und organisatorische Fähigkeiten.
Flexibilität, Teamfähigkeit und eine gute Arbeitsorganisation werden vorausgesetzt.
Wir bieten Ihnen:
• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit;
• eine Vergütung nach dem Schema der Deutschen Botschaft Rom;
• die Mitarbeit in einem hochmotivierten Team und eine moderne IT-Infrastruktur.
Die Max Weber Stiftung ist eine familienfreundliche Arbeitgeberin, der die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern sowie die Chancengleichheit von Menschen mit Behinderung wichtig sind. Gleichzeitig setzen wir gleichstellungspolitische Ziele und Vorgaben um, indem wir versuchen, bei Stellenbesetzungen bestehende Ungleichgewichte auszugleichen. Die Möglichkeit der flexiblen Arbeitszeit und des mobilen Arbeitens werden derzeit ebenfalls ausgearbeitet. Gemäß Bundesgleichstellungsgesetz sind grundsätzlich alle Positionen auch teilzeitgeeignet.
Erste Informationen zu den Lebens- und Arbeitsbedingungen am Dienstort Rom finden Sie auf unserer Webseite. Wir wägen in unseren Auswahlverfahren die individuellen Belange aller Bewerberinnen und Bewerber sorgfältig ab und besetzen die ausgeschriebene Stelle bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes und bei Schwerbehinderten nach Maßgabe des SGB IX.
Weitere Auskünfte erteilt Herr Niklas Bolli.
Das DHI Rom freut sich auf Ihre Bewerbung bis 28.02.2022. Die Bewerbung ist ausschließlich über das Bewerbungsportal möglich. Bewerbungen per Mail oder Brief können nicht berücksichtigt werden.
Die Bewerbung schließt das stillschweigende Einverständnis der Bewerberin/des Bewerbers ein, dass der am Auswahlverfahren beteiligten Auswahlkommission Einsicht in die Bewerbungsunterlagen gewährt wird.
